Conservazione digitale - Digitalizzi i documenti apponendo firma digitale e marca temporale

Zucchetti propone la conservazione digitale in Outsourcing, assumendo il ruolo di Responsabile della Conservazione. Grazie a questa modalità il cliente può beneficiare dei vantaggi della dematerializzazione senza gli oneri che la normativa comporta, poichè è Zucchetti a farsi carico di:

• adempimenti prescritti;
• apposizione di firma digitale e marca temporale;
• aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa;
• controlli (sia logici che fisici) per il rispetto delle regole in materia di conservazione.

Zucchetti, principale protagonista italiano nel settore IT, è il partner solido e affidabile che fornisce ai propri clienti un servizio sicuro, semplice e completo, garantendo:

• sicurezza e tecnologia adeguata;
• conoscenza normativa;
• conoscenza dei processi gestionali;
• conservazione nel lungo periodo.

Tutte le Aziende (private e pubbliche) gestiscono documenti che accompagnano il loro ciclo produttivo. Tutti i documenti che nascono elettronici (o che vengono trasformati in elettronico) devono essere conservati a norma di legge. I principali documenti da conservare,comuni a tutte le aziende, enti privati e pubblici, associazioni e professionisti sono:

• fatture attive e passive (tra privati e verso la Pubblica Amministrazione);
• libro giornale e libro degli inventari;
• scritture ausiliare di magazzino;
• registri IVA;
• dichiarazioni fiscali (Unico, 730, 770);
• modelli di pagamento (F23 e F24);
• Libro Unico del Lavoro (LUL);
• ricevute e scontrini fiscali;
• libri sociali;
• documenti di trasporto;
• documenti di Posta Elettronica Certificata (incluse le ricevute di consegna ed accettazione);
• contratti;
• documenti protocollati;
• documenti sanitari;
• polizze assicurative;
• distinte bancarie di cassa.

Nel Sistema di conservazione si possono identificare i seguenti ruoli fondamentali:

• produttore;
• utente;
• responsabile della conservazione;
• responsabile del Servizio di conservazione.

Il Produttore è la persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.

Si identifica come Utente una persona, ente o sistema che interagisce con i servizi del sistema di conservazione di Zucchetti S.p.a. al fine di fruire delle informazioni di interesse. Più in generale, gli Utenti costituiscono la comunità di riferimento che interagisce con il Conservatore per avere accesso ai documenti informatici e alle informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge.

Il Responsabile della conservazione (RdC) è la persona fisica presente all’interno dell’organizzazione del titolare dei documenti informatici, che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato. Il Responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, affida a Zucchetti S.p.a., quale prestatore del servizio di conservazione, il servizio di conservazione digitale dei documenti informatici, affidandole attività previste dal relativo Contratto di servizio.

Il Responsabile del servizio di conservazione (RdSC) è la Zucchetti S.p.a. che opera attraverso uno o più persone fisiche formalmente incaricate all’esecuzione dell’insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici del Titolare nell’ambito della fornitura del servizio di conservazione ad essa affidato dal Responsabile della conservazione. Zucchetti, in qualità di Responsabile del servizio di conservazione, si occupa, in outsourcing, di tutto il processo di conservazione, mettendo a disposizione del cliente la propria infrastruttura certificata e un profondo know-how derivante dall’esperienza di figure professionali altamente qualificate.

L’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013, stabilisce che Tutti i soggetti che effettuano la conservazione digitale di documenti informatici devono predisporre il “Manuale della conservazione" e prevede anche i contenuti minimi che il Manuale stesso deve avere.
La predisposizione e la tenuta del Manuale sono a carico del “Responsabile della conservazione” (art.7, lett. M, DPCM cit.) che ne cura anche l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti”. Per agevolare i propri clienti nell’assolvimento di tale compito, Zucchetti ha predisposto un prototipo del manuale di conservazione, tenendo conto delle caratteristiche tecniche e delle modalità del processo curato da Zucchetti.
Nel prototipo vengono descritte anche tutte le fasi tecniche svolte da Zucchetti in quanto incaricato del processo di conservazione. I Responsabili della conservazione delle aziende, che conferiscono a Zucchetti l’incarico della conservazione dei documenti informatici, possono scaricare il prototipo dal sito della Conservazione e personalizzarlo con i propri dati.
Il Manuale della conservazione predisposto da Zucchetti S.p.A. viene messo a disposizione del Cliente a titolo esemplificativo e la sua adozione non è da considerarsi vincolante. L'elaborazione del Manuale anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze.